 La fonction Courrier |
Vous avez 7 écrans à votre disposition pour éditer des documents :
- Onglet Mél : il contient un mail prêt à être envoyé.
- Onglet Lettre : Il contient une lettre de 4 pages prête à être imprimée.
- Onglet Fax : Il contient un fax de 4 pages prêt à être imprimé.
- Onglet e-Mailing : Un assistant vous guide dans la construction de votre e-mailing.
- Onglet poste-Mailing : Un assistant vous guide dans la construction de votre poste-mailing.
- Onglet Etiquettes : Il contient 6 modèles d'étiquettes pré-définis.
- Onglet Enveloppes : Il contient 1 modèle d'enveloppe (avec ou sans logo).
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Faire un mél | Attention, Veuillez prendre connaissance des paramétrages des envois de méls dans la partie Réglages !
Pour faire un mél :
1. Sélectionnez le destinataire de votre mél dans l'onglet Contact de Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Courrier, vous êtes déjà sur l'onglet mél.
3. Dans le champ "Emetteur", votre nom doit apparaître et dessous les coordonnées du destinataire sont présentes.
4. Complétez le champ "Objet".
5. Rédigez votre mél.
6. Ajoutez, si vous le désirez, votre signature ou une formule de politesse et votre signature en cliquant sur les intitulés portant ces noms.
7. Pour joindre un fichier, il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter" dans la partie "Pièces jointes" de votre mél.
8. Vous pouvez configurer le format, le niveau de priorité, nommer votre mailing et joindre plusieurs pièces si vous avez choisi CogiBase comme messagerie par défaut dans les "Réglages".
9. Les boutons "Orthographe", "Aperçu" et "Envoyer", exécutent respectivement les actions décrites par leurs intitulés. | |
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Faire une Lettre |  Pour faire une lettre :
1. Sélectionnez le destinataire de votre lettre dans l'onglet Contact de Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Courrier.
3. Cliquez sur l'onglet Lettre.
4. Sélectionnez l'en-tête de votre destinataire ainsi que l'Adresse d'envoi avec les menus déroulants, celle-ci s'affichera automatiquement en fonction de vos choix.
5. Saisissez votre texte (sur 4 pages maximum) soit en cliquant directement dans la zone de texte soit en cliquant sur le bouton Documents types ou Documents archivés pour choisir un document type (ou un document déjà envoyé).
6. Ajoutez, si vous le désirez, votre signature ou une formule de politesse et votre signature en cliquant sur les intitulés portant ces noms.
7. Sélectionnez les paramètres d'impression.
8. Les boutons "Rechercher", "Orthographe" et "Aperçu", exécutent respectivement les actions décrites par leurs intitulés.
9. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer votre lettre et l'archiver dans les courriers envoyés.
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Faire un Fax | Pour faire un fax :
1. Sélectionnez le destinataire de votre fax dans l'onglet Contact de Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Courrier.
3. Cliquez sur l'onglet Fax.
4. Changer le nom de l'émetteur si nécessaire.
5. Sélectionnez l'Adresse d'envoi du destinataire avec les menus déroulants, celle-ci s'affichera automatiquement en fonction de vos choix.
6. Saisissez votre texte (sur 4 pages maximum) soit en cliquant directement dans la zone de texte soit en cliquant sur le bouton Documents types ou Documents archivés pour choisir un document type (ou un document déjà envoyé).
7. Ajoutez, si vous le désirez, votre signature ou une formule de politesse et votre signature en cliquant sur les intitulés portant ces noms.
8. Sélectionnez les paramètres d'impression.
9. Les boutons "Rechercher", "Orthographe" et "Aperçu", exécutent respectivement les actions décrites par leurs intitulés.
10. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer votre fax et l'archiver dans les courriers envoyés.
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Faire un e-Mailing ou un poste-Mailing | 
Attention, Veuillez prendre connaissance des paramétrages des envois de méls dans la partie Réglages !
Pour faire un e-Mailing ou un poste-Mailing :
1. Sélectionnez les destinataires de votre mailing dans l'onglet Contact de Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Courrier.
3. Cliquez sur l'onglet e-Mailing ou poste-Mailing.
4. Laissez vous guider par l'assistant à droite de l'écran.
5. Vous pouvez configurer le format, le niveau de priorité, nommer votre mailing et joindre plusieurs pièces si vous avez choisi CogiBase comme messagerie par défaut dans les "Réglages".
Voici les étapes que l'assistant vous proposera :
1. Rechercher les fiches concernées par le mailing.
2. Trier les fiches trouvées.
3. Choisir un type de mailing et lui donner un nom.
4. Saisir le texte de votre mailing.
5. Imprimer ou envoyer les lettres ou les méls.
Vous disposez d'une seule page A4 pour faire votre mailing.
Deux options s'offrent à vous pour reporter l'envoi du mailing ou de la relance dans le suivi des contacts.
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Faire des Etiquettes | Pour faire des Etiquettes :
1. Sélectionnez le destinataire de votre courrier dans l'onglet Contact de Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Courrier.
3. Cliquez sur l'onglet Etiquettes.
4. Sélectionnez l'En-tête de votre destinataire ainsi que l'Adresse d'envoi avec les menus déroulants.
5. Cliquez sur le modèle de votre choix.
6. Après avoir visualiser le résultat, cliquez sur le bouton Continuer dans la marge grise à gauche.
7. Choisissez d'imprimer les étiquettes en cliquant sur le bouton OK.
8. Sélectionnez les paramètres d'impression.
Deux options s'offrent à vous pour reporter l'envoi du mailing ou de la relance dans le suivi des contacts.
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Faire des Enveloppes |  Pour faire des Enveloppes :
1. Sélectionnez le destinataire de votre lettre dans l'onglet Contact de Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Courrier.
3. Cliquez sur l'onglet Enveloppes.
4. Sélectionnez l'En-tête de votre destinataire ainsi que l'Adresse d'envoi avec les menus déroulants.
5. Vous pouvez changer de format (Avec ou sans logo) en cliquant sur le bouton Avec Logo.
6. Cliquez sur le bouton Imprimer.
7. Sélectionnez les paramètres d'impression.
Deux options s'offrent à vous pour reporter l'envoi du mailing ou de la relance dans le suivi des contacts.
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Créer un document type | Pour créer un nouveau document type :
1. Dans un des trois onglets Lettre, Fax, Mailing, cliquez sur le bouton Documents types.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre verte de fonction.
3. Cliquez sur l'option de votre choix : Créer un nouveau document type, ou Dupliquer le document courant.
4. Saisissez un nom dans la rubrique Nom.
5. Appuyez sur la touche tabulation pour passer dans la zone de texte.
6. Saisissez le texte de votre document type (4 pages maximum).
7. Cliquez sur le bouton "Retour" : votre document apparaît maintenant dans la liste.
Le bouton " Coller ce doc" vous permet de copier le document et le coller dans le courrier que vous êtes en train de rédiger.... | |
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Voir les documents envoyés à un destinataire | Pour voir les documents envoyés :
1. Dans un des trois onglets Lettre, Fax, Mailing, cliquez sur le bouton Voir les courriers envoyés.
2. Cliquez sur le bouton Voir pour visualiser le document qui vous intéresse.
3. Cliquez sur le bouton "Fiche Contatc" pour revenir à votre fiche.
Le bouton " Coller ce doc" vous permet de copier le document et le coller dans le courrier que vous êtes en train de rédiger.... | |
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Voir un document avant l'impression | Pour voir un document avant impression, dans un des trois onglets Lettre, Fax, Mailing, cliquez sur le bouton "Aperçu".
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Archiver un document | | L'archivage du document s'effectue automatiquement lors de l'impression ou de l'envoi de ce document. | |
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Imprimer un document | Pour imprimer un document, vous devez :
1. Cliquez sur le bouton Imprimer, un message vous rappelle les paramètres à configurer pour l'impression du document courant.
2. Cliquez sur le bouton OK pour configurer le format d'impression.
3. Dans la boîte de dialogue Configuration de l'impression, sélectionnez les options du tableau ci-dessous.
Pour :
- Imprimer dans le sens vertical de la page : sélectionner Portrait.
- Imprimer dans le sens horizontal de la page : sélectionner Paysage.
- Sélectionner un autre format de papier : choisir un format dans la liste Taille (A4).
- Sélectionner une autre source d'alimentation : choisir une source dans la liste Source (Bac d'entrée).
4. Cliquez sur OK pour configurer les Options d'impression.
Pour :
- Imprimer une liste de fiches : sélectionner “Enregistrement en cours d'utilisation”.
- Imprimer une seule fiche : sélectionner “La fiche courante”.
- Imprimer toutes les pages : choisir “Toutes” dans l'étendue de l'impression.
- Imprimer un nb de pages précis : choisir “de 1 à ...” dans l'étendue de l'impression.
5. Cliquez sur OK pour lancer l'impression. | |
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Faire un tableau dans un document | Pour faire un tableau dans un document :
1. Activez la zone de texte en cliquant dessus puis sélectionnez l'ensemble du texte en utilisant les touches Ctrl A sous Windows ou Pomme A sous Macintosh.
2. Posez les taquets de tabulation sur la règle (sélectionnez un taquet puis cliquez sur la règle à l'endroit où vous souhaitez poser votre taquet de tabulation).
3. Dans votre texte, utilisez les touches Ctrl + Tab (Windows) ou Option(Alt) + Tab (Macintosh) pour accéder à vos taquets de tabulations.
4. Vous pouvez alors aligner des chiffres ou du texte pour réaliser un tableau.
L'utilisation d'une police à espacement fixe comme le caractère Courrier est également envisageable pour obtenir des alignements parfaits à l'impression comme à l'affichage. | |
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Modifier les attributs de style d'un texte | Toutes les opérations sur le format d'un texte sont similaires à celles que vous effectuez dans votre traitement de texte habituel.
Les fonctions de Police, Corps, Style et Couleur se trouvent dans le Menu Format.
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Rechercher une chaîne de caractère dans les courriers envoyés | Pour voir les documents envoyés :
1. Dans l'onglet Lettre ou Fax cliquez sur l'onglet "documents archivés".
2. Cliquez sur le bouton Recherche dans la barre verte de fonction.
3. Saisissez dans la rubrique Texte la chaîne de caractère que vous cherchez ou utilisez l'index.
4. Lancez la recherche avec le bouton Continuer dans la marge grise à gauche.
Apparaissent alors tous les documents qui contiennent la chaîne de caractère que vous cherchez. Vous pouvez visualiser celui qui vous intéresse avec le bouton Voir.
Attention : la recherche peut prendre plusieurs minutes si vous avez beaucoup de courriers envoyés ! | |
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Copier un texte déjà saisi dans un traitement de texte | 1. Copiez le texte qui vous intéresse depuis votre traitement de texte (fonction Copier).
2. Activez dans CogiBase le modèle de document qui doit recevoir les données (document type, lettre, fax, mailing).
3. Cliquez dans la zone de texte puis effacer tout le contenu avant de Coller votre texte importé.
Il sera peut-être nécessaire de réduire la taille de la police de caractère pour faire tenir votre texte dans les marges du document CogiBase.
Les tabulations n'étant pas récupérées, il est nécessaire de revoir la mise en page des textes collés.
Vous disposez de 4 pages maximum par document. | |
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