 La fonction Fiche |  Vous avez 5 écrans à votre disposition pour saisir vos données dans vos fiches :
- Onglet Contact : Il contient les données Nom, Société, adresse principale, Téléphones et Catégories.
- Onglet Société : Il contient les données relatives à la société : Rcs, effectif, CA, Mode de règlement,...
- Onglet Suivi : Il contient l'historique des actions réalisées pour cette fiche et les actions en cours (dans ce cas l'onglet affiche le nombre d'actions restantes à faire pour la fiche).
- Onglet Annexe : Il contient les données moins importantes : adresse secondaire, les rubriques pesonnalisée,...
- Onglet Notes : Il contient un espace de notes libres ainsi que votre ancien suivi (Notes 2) et les 3 cases à cocher. Apparaissent ici les dates de création et de modification de votre fiche.
- Onglet Spécifique : Il est utilisé pour des développements correspondants à vos besoins particuliers.
Dans la barre de fonction bleue en bas de votre écran, vous pouvez :
- créer une nouvelle fiche,
- effectuer une recherche,
- vous rendre sur le site de Google Maps,
- dupliquer un fiche,
- voir et imprimer ces cinq écrans avec le bouton fiche A4,
- supprimer une fiche (attention cette action est irréversible).
|
| Créer des nouvelles fiches | Pour créer de nouvelles fiches, vous devez :
1. Cliquez sur le Bouton Nouvelle dans la barre en bas de l'écran. Après un message de confirmation, le curseur se positionne alors automatiquement sur la rubrique Nom.
2. Saisissez vos données, utilisez la touche Tabulation ( ->| ) pour passer à la rubrique suivante.
3. L'enregistrement de la fiche est automatique dès que l'on passe à la fiche suivante ou lors d'un changement d'écran.
Si vous désirez forcer l'enregistrement, actionnez la touche ENTER du pavé numérique.
Conformément aux usages postaux, nous vous conseillons de saisir les Rubriques NOM, SOCIETE, VILLE et PAYS systématiquement en majuscules. | | |
| Rechercher des fiches | L'opération de recherche s'appliquant systématiquement à l'ensemble des fiches, le groupe de fiches trouvées risque d'être différent à l'issue de la recherche. Les recherches servent à :
- localiser un texte spécifique, des nombres, des dates ou des heures,
- isoler un ensemble de fiches dans la base de données (seules les fiches trouvées sont affichées),
- localiser les rubriques vides et les doublons, ainsi que les dates et les heures incorrectes.
Pour rechercher des fiches selon vos critères :
1. Cliquez sur le bouton Rechercher
2. Dans la fiche vierge, saisissez ou sélectionnez les critères de votre recherche
3. Si nécessaire, choisissez un opérateur de recherche dans le menu des symboles, disponible dans la marge grise à gauche
4. Cliquez sur le bouton Continuer dans la marge grise pour exécuter votre recherche
Pour faire une recherche :
- d'une rubrique vide : saisissez le signe égal (=) dans la rubrique concernée puis cliquez sur Continuer dans la marge grise à gauche.
- de doublons : saisissez le point d'exclamation (!) dans la rubrique concernée puis cliquez sur Continuer dans la marge grise à gauche.
- sur des dates : utilisez les symboles supérieur à (>), inférieur à (<), ou égal (=), saisissez la date puis cliquez sur Continuer dans la marge grise à gauche.
- sur un intervalle de dates, saisissez la date de début puis "..." (3 points de suspension) et la date de fin, puis cliquez sur le bouton Continuer dans la marge grise à gauche. | | |
| Recherches multiples | Vous pouvez définir plusieurs requêtes à partir de critères de recherche différents, puis rechercher toutes les fiches à la fois.
Par exemple, si New York, Paris et Istanbul sont des valeurs qui figurent dans une même rubrique, vous pouvez définir trois requêtes afin d'obtenir un groupe de fiches trouvées dans lequel figurent ces trois villes.
Pour effectuer des recherches multiples :
1. Cliquez sur le bouton Rechercher,
2. Dans la fiche vierge, saisissez ou sélectionnez les critères de la première recherche,
3. Cliquez sur le bouton Nouvelle,
4. Saisissez les critères de la recherche suivante,
5. Répétez les opérations des étapes 3 et 4 jusqu'à la dernière recherche à effectuer,
6. Cliquez sur le bouton Continuer dans la marge grise pour exécuter votre recherche. | |
| Copier le résultat d'une recherche | Vous pouvez copier les fiches trouvées dans le Presse-papiers puis dans une autre application, un tableur par exemple pour effectuer un traitement particulier.
1. Cliquez sur le bouton Rechercher,
2. Dans la fiche vierge, saisissez ou sélectionnez les critères de la première recherche,
3. Cliquez sur le bouton Continuer dans la marge grise pour exécuter votre recherche,
4. Tapez Ctrl-Majuscule-C (Win) ou Pomme-Option-C (Mac), Les fiches trouvées seront alors copiées dans le Presse-papiers au format texte délimité par des tabulations sans style,
5. Ouvrez votre application de destination de vos fiches (tableur,...) et choisissez la fonction Coller (Ctrl-V ou Pomme-V). | |
| Exclusion de fiches dans une recherche | Pour rechercher certaines fiches et en exclure d'autres, il faut :
1. Cliquez sur le bouton Rechercher,
2. Dans la fiche vierge, saisissez ou sélectionnez les critères de la première recherche,
3. Cliquez sur le bouton Nouvelle,
4. Cochez la case Exclure dans la marge grise à gauche,
5. Saisissez les critères des fiches à exclure,
6. Cliquez sur le bouton Continuer dans la marge grise pour exécuter votre recherche.
Exemple : je recherche tous les clients qui sont en Ile de France mais je veux exclure ceux qui sont à Paris :
- Première requête avec “Ile de France” dans la rubrique Région
- Seconde requête avec “Paris” dans la rubrique Ville mais avec la case Exclure cochée dans la marge grise à gauche.
- Résultat : tous les clients d'Ile de France sauf ceux de Paris. | |
| Navigation à travers les fiches | Pour passer d'une fiche à l'autre, utilisez le répertoire de la marge grise.
Pour afficher :
- La fiche suivante : Cliquer sur la page droite du répertoire,
- La fiche précédente : Cliquer sur la page gauche du répertoire,
- La première fiche : Déplacer le curseur à l'extrême gauche,
- La dernière fiche : Déplacer le curseur à l'extrême droite,
- Une fiche précise : Cliquer sur le numéro affiché sous le répertoire, taper le numéro de la fiche à
afficher, puis appuyer sur Entrée. | | |
| Saisir à partir des listes déroulantes | Certaines rubriques sont utilisées avec des listes déroulantes. Elles sont repérables par la présence d'un bouton avec un triangle orienté vers le bas.
Vous pouvez utiliser ces listes pour saisir plus rapidement et plus facilement vos données :
1. Cliquez sur le bouton avec le triangle noir vers le bas.
2. Cliquez sur la valeur de la liste qui vous intéresse.
3. Valider votre saisie en cliquant sur le bouton Coller de l'index.
Note : certaines listes sont auto-indexées : les valeurs contenues dans la liste sont toutes celles qui ont été saisies dans la rubrique. Si vous voulez supprimer une valeur de la liste, aucune fiche ne doit plus contenir cette valeur dans la rubrique et elle sera supprimée automatiquement. | |
| Repérer des fiches par marquage (cases à cocher) | Vous avez la possibilité de marquer une fiche ou un ensemble de fiches avec les 3 cases à cocher situées dans l'onglet Notes.
Utilisez ces 3 cases pour repérer un ensemble de fiches pour pouvoir les rechercher plus rapidement par la suite.
- Exemple : recherchez les fiches dont la ville est Paris, cochez dans l'onglet Notes la case Mailing, dans le Menu Script
sélectionnez Copier dans les fiches trouvées.
- Maintenant toutes les fiches dont la ville est “Paris” sont cochées dans la case mailing. Ceci peut vous servir comme critère
de rechercher rapide (rechercher toutes les fiches dont la case “Mailing” est cochée).
- Autre exemple : repérer les fiches à qui vous voulez envoyer vos voeux pour pouvoir les retrouver en une seule recherche.
Rappel : vous pouvez modifier l'intitulé des 3 case à cocher en cliquant sur le bouton Réglages. | |
| Supprimer une fiche | Vous pouvez supprimer une seule fiche, un groupe de fiches ou toutes les fiches d'une base de données. Lorsque vous supprimez une fiche, vous effacez définitivement les données que vous aviez saisies dans toutes les rubriques de la fiche.
Pour supprimer une fiche :
1. Cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre de fonction.
2. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
Pour supprimer plusieurs fiches, rendez-vous à "Supprimer des fiches" dans les Fonctions Avancées.
ATTENTION ! TOUTES CES OPERATIONS DE SUPPRESSION SONT IRREVERSIBLES !!!!
|
| Trier des fiches |  Vous pouvez trier des fiches pour les présenter temporairement dans un ordre différent. Le tri s'effectue sur les entrées d'une rubrique ou d'un ensemble de rubriques.
Vous pouvez trier directement à l'aide des boutons Tri par Nom, Tri par Société ou Tri par Code Postal.
Les fiches sont conservées dans l'ordre où vous les avez triées tant que vous ne modifiez pas cet ordre ou que vous n'exécutez pas une requête.
Si vous désirez trier les fiches selon un ordre précis (sur la rubrique Ville par exemple):
1. Choisissez Tri dans le menu Enregistrements.
2. Dans la liste des rubriques, sélectionnez la rubrique tVilleprincipale puis cliquez sur Ajouter pour la faire figurer dans la liste des clés de tri.
3. Cliquez sur Trier.
Enfin, vous pouvez effectuer un tri croissant ou décroissant en faisant un clic droit dans les champs de votre choix.
|
|
|
| Copyright © 2008. Tous droits réservés. Dernière mise à jour le lundi 7 septembre 2009 | COGIFOR.com 17,square Edouard VII 75009 Paris
Tél : 01 75 43 92 94 - Fax : 01 75 43 40 86 | Pour toute question : support@cogibase.fr |
|
|
|
; popup.document.open();popup.document.write( '<html><head><link rel=\'stylesheet\' href=\'../_frame/site.css\' type=\'text/css\'></head><body style=\'background-color:#FFFFFF;background-image:url(../_frame/blank.gif);\' bgcolor=#FFFFFF oncontextmenu=\'return false;\'><script language=\'JavaScript\' type=\'text/javascript\'>var clickmessage=\'Le clic droit n’est pas autorisé sur les images de ce site!\';function disableclick(e) {if( document.all ) { if( event.button == 2 || event.button == 3 ) { if( event.srcElement.tagName==\'IMG\' ) {if( clickmessage != \'\') alert( clickmessage );return false;} } }else if( document.layers ) { if( e.which == 3) { if( clickmessage != \'\') alert( clickmessage ); return false;} }else if( document.getElementById ){ if (e.which == 3 && e.target.tagName == \'IMG\' ){if( clickmessage != \'\' ) alert( clickmessage );return false;} } }function associateimages(){for(i=0;i<document.images.length;i++)document.images[i].onmousedown=disableclick;}if( document.all ) { document.onmousedown=disableclick; } else if (document.getElementById) { document.onmouseup=disableclick; }else if (document.layers) associateimages();</script><center><img src=\'bv000001.jpg\' alt=\'\'><br><br><table class=\'wg-paragraph\' style=\'border:none\'><tr><td><a href=\'javascript:close();\'>fermer la fenêtre</a></td></tr></table></center></body></html>' );popup.document.close(); "Cliquez pour agrandir l'image")
; popup.document.open();popup.document.write( '<html><head><link rel=\'stylesheet\' href=\'../_frame/site.css\' type=\'text/css\'></head><body style=\'background-color:#FFFFFF;background-image:url(../_frame/blank.gif);\' bgcolor=#FFFFFF oncontextmenu=\'return false;\'><script language=\'JavaScript\' type=\'text/javascript\'>var clickmessage=\'Le clic droit n’est pas autorisé sur les images de ce site!\';function disableclick(e) {if( document.all ) { if( event.button == 2 || event.button == 3 ) { if( event.srcElement.tagName==\'IMG\' ) {if( clickmessage != \'\') alert( clickmessage );return false;} } }else if( document.layers ) { if( e.which == 3) { if( clickmessage != \'\') alert( clickmessage ); return false;} }else if( document.getElementById ){ if (e.which == 3 && e.target.tagName == \'IMG\' ){if( clickmessage != \'\' ) alert( clickmessage );return false;} } }function associateimages(){for(i=0;i<document.images.length;i++)document.images[i].onmousedown=disableclick;}if( document.all ) { document.onmousedown=disableclick; } else if (document.getElementById) { document.onmouseup=disableclick; }else if (document.layers) associateimages();</script><center><img src=\'bv000012.jpg\' alt=\'\'><br><br><table class=\'wg-paragraph\' style=\'border:none\'><tr><td><a href=\'javascript:close();\'>fermer la fenêtre</a></td></tr></table></center></body></html>' );popup.document.close(); "Cliquez pour agrandir l'image")
