 Les fonctions Avancées | Vous trouverez les fonctions avancées de CogiBase 4.1 Pour pouvoir vous lancer sans risques dans l'utilisation de ces fonctions avancées, vous devez maîtriser l'outil informatique.
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| Recherche globale | Pour faire une recherche en mode Global :
1. Choisissez la fonction Recherche globale dans les “Fonctions avancées” du Menu Fichier.
2. Saisissez la chaîne de caractère recherchée.
3. Cliquez sur le bouton Rechercher.
CogiBase affiche alors les fiches qui contiennent la chaîne recherchée dans les rubriques suivantes :
- Nom, Société, Prénom, Adresse principale + Ville + Pays.
- Adresse secondaire + Ville + Pays.
- Catégorie, Source, Activité, CodeClient.
- Divers, Perso 1 à Perso 5.
Exemple : je recherche toutes les fiches qui contiennent “Charles” : je retrouve alors aussi bien les fiches qui ont “Charles” dans le prénom, le nom, l'adresse (Charles de Gaulle...), et toutes les rubriques citées plus haut.
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| Suppression de fiches | Vous pouvez supprimer une seule fiche, un groupe de fiches ou toutes les fiches d'une base de données. Lorsque vous supprimez une fiche, vous effacez définitivement les données que vous aviez saisies dans toutes les rubriques de la fiche.
Pour supprimer un groupe de fiches :
1. Recherchez les fiches concernées par la suppression en groupe.
2. Vérifiez le nombre de fiches trouvées après recherche (dans la marge grise à gauche : Fiches trouvées).
3. Dans le menu Fichier, choisissez Fonctions avancées.
4. Cliquez sur le bouton “Suppression de fiches après recherche”.
5. Suivez la procédure jusqu'à son terme.
ATTENTION ! TOUTES CES OPERATIONS DE SUPPRESSION SONT IRREVERSIBLES !!!!
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| Exporter des fiches au format Fusion de Word | - Exportation des données depuis CogiBase :
1. Dans le Menu Fichier, sélectionnez les Fonctions avancées.
2. Cliquez sur le bouton Exporter les fiches.
3. Donnez un nom à votre fichier.
4. Sélectionnez le format .MER (reconnu par Word pour la fusion ou le publipostage) et le dossier de destination.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Cette fonction exporte les données suivantes : Société, Prénom, Nom, Civilité, Fonction, Adresse, Code postal, Ville et Pays, Tel Bur LD, Tel Bur Std, Fax Bur, Tel Dom, Fax Dom.
1. Dans le menu Outils, sélectionnez Fusion et Publipostage.
2. Créer votre document principal (Lettre type de la fenêtre active).
3. Cliquez sur le bouton Obtenir les données, puis choisissez dans la liste Ouvrir la source des données.
4. Sélectionnez votre fichier .MER (celui précédemment enregistrer depuis CogiBase) puis cliquez sur Ouvrir.
5. Cliquez sur Modifier le document principal.
6. Insérez les rubriques dont vous avez besoin pour votre lettre type.
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| Importer des fiches | Pour importer des fiches, vous devez :
1. Dans le menu Fichier, choisissez Fonctions avancées.
2. Cliquez sur le bouton Importer des fiches.
3. Choisissez le format du fichier source dans le menu local correspondant.
4. Localisez le fichier source dans la liste, puis cliquez sur OK. La zone de dialogue Ordre d'importation des rubriques apparaît.
5. Modifiez l'ordre des rubriques dans la liste de droite (destination) pour qu'elles correspondent aux rubriques dans la liste de gauche (source).
6. Cliquez dans la colonne du milieu pour placer des flèches à côté des noms de rubriques dont les données doivent être importées.
7. Activez l'option Créer de nouvelles fiches pour ajouter les fiches importées au fichier.
8. Cliquez sur Importer.
9. Cochez l'option d'importation (INDISPENSABLE !).
10. Cliquez sur Importer.
L'importation de données peut être relativement longue selon le volume de données que vous importez.
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| Importer des adresses provenant d'autres logiciels | Pour effectuer une telle opération, vous devez maîtriser les différents formats d'Import et d'Export des fichiers. Tous les fichiers au formats .DBF (dBASE) peuvent être importés dans CogiBase. Les autres fichiers (Paradoxe, Access) peuvent être importés au format TXT ou TABULATION.
Vérifiez bien que les intitulés de Rubriques correspondent entre les deux fichiers ainsi que l'ordre d'importation.
Les rubriques les plus courantes sont :
- Société, Civilité (Madame, Monsieur...), Prénom, Nom, Fonction,
- Adr Bur 1 (adresse bureau 1), Adr Bur 2 (adresse bureau 2),
- CP Bur (code postal bureau), Ville Bur (ville bureau), Pays Bur (pays bureau),
- Tél Bur LD (téléphone bureau ligne directe), Fax Bur (fax bureau),
- Catégorie (client, prospect...), Source (salon, publicité presse, mailing, phoning...), Activité (banque, communication...).
Pour plus de détails, contacter l'assistance technique de CogiBase. | |
| Formats de fichiers compatibles | Les formats d'images reconnus par CogiBase (importation logo,...) sont : .BMP, .TIF, .GIF, .PCX, .WMF, .DRW, .PLT, .SLD, .PCT, .MAC, .EPS.
Pour échanger des données avec la plupart des applications, enregistrez le fichier sous un texte délimité par des tabulations (extensions .TAB ou .TXT). Si vous n'êtes pas sur du format à utiliser, essayez ce format.
Pour les programmes BASIC et applications telles que dBase et ClarisImpact, enregistrez, le fichier sous un texte délimité par des virgules.
Dans les autres cas, reportez vous au tableau ci-dessous :
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Tableurs, y compris Excel |
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SYLK (extension .SYLK) |
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dBASEIII et dBASEIV |
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DBF (extension.DBF) |
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Tableurs, y compris VisiCalc |
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DIF (extension .DIF |
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Lotus 1-2-3 |
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WKS (extension .WK1 ou .WKS). |
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FileMaker Pro peut importer les fichiers au format WK1 ou WKS, |
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mais ne peut exporter qu'au format .WK1 |
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Programmes Microsoft BASIC |
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BASIC (extension .BAS) |
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| Récupérer un tableau de Word pour l'insérer dans CogiBase | Pour transférer les données d'un tableau Word dans CogiBase :
1. Cliquez sur le tableau pour faire clignoter le curseur dans une cellule.
2. Dans le menu Tableau, sélectionnez Tableau.
3. Sélectionnez Convertir tableau en texte.
4. Valider l'option Séparer le texte par des tabulations en cliquant sur OK.
5. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer-sous.
6. Sélectionnez le type de fichier en texte seulement (*.TXT).
7. Donnez un nom à votre fichier et un dossier de destination.
8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Quitter Word.
Suivez la procédure d'importation habituelle en cliquant dans les Fonctions avancées sur le bouton Importer des fiches et en suivant les étapes d'importation. N'oubliez pas d'indiquer le fichier .TXT que vous venez d'enregistrer depuis Word comme fichier source de l'importation. | |
| Récupération de fichiers endommagés | A la suite d'une coupure de courant ou d'une panne de disque dur, certains fichiers peuvent être endommagés. Pour les récupérer, vous devez suivre la procédure suivante. CogiBase vous indiquera le nom du fichier endommagé, vous devrez alors :
1. Quitter CogiBase
2. Relancer CogiBase tout en maintenant les touches Commande et Option (Mac) ou Ctrl et Maj (Win) enfoncées pendant l'ouverture jusqu'à l'apparition de le boîte de dialogue “Sélectionnez le fichier à récupérer”.
3. Indiquez le fichier à récupérer, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
4. Une fois le fichier récupéré, CogiBase est relancée et prêt à fonctionner.
5. Un fichier nommé COGIBASE Ancien.USR apparaît dès lors dans votre dossier COGIBASE. Il correspond au fichier endommagé. Conservez le un temps (par sécurité) puis, supprimez le.
Pour tout complément d'information, vous pouvez contacter notre support technique : cogibase@cogifor.com | |
| Importer des fiches France Prospect | Dans le fichier d'entreprises, effectuez une sélection, puis cliquez sur le bouton “Exporter la sélection”.
Dans la fenêtre “Exportation du fichier” :
- sélectionnez le format CSV (par défaut).
- cochez tous les champs.
- cochez le dédoublonnage.
- cliquez sur le bouton “Exporter”.
Dans la fenêtre “Enregistrer sous” :
- cliquez sur l'icone “Bureau” (ou tout autre emplacement).
- donnez un nom au fichier.
- cliquez sur le bouton “Enregistrer”.
- Dans le TABLEUR (Excel, OpenOffice ou autre) :
- Dans le menu Fichier “Ouvrir”, sélectionnez le type de fichier “tous formats”.
- Retrouvez le fichier CSV précédemment enregistré et cliquer sur “Ouvrir”.
- Cochez uniquement le séparateur “point-virgule” puis cliquer sur “OK.
- Allez dans Menu “Enregistrer sous” au format xls puis fermez le fichier xls.
- Allez dans “Fonctions Avancées” du Menu Fichier
- Cliquez sur le bouton “France Prospect” et importez le fichier xls précédemment enregistré.
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